Securepoint Unified Mail Archiv

Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD und BSI TR 03125

Mobirise

E-Mail-Daten zuverlässig aufbewahren

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivie rungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail Nutzung führt dazu, dass auch bei einer strukturierten
Ablage ein Informationschaos entsteht. Mail-Server
stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Perfor mance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen.
Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails
gesetzeskonform archiviert werden müssen.
Aus diesen Gründen haben wir das Unifed Mail Archive
(UMA) entwickelt, das alle Anforderungen abdeckt

Archivierung beliebiger Mail-Server

Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft
Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit® und
vielen weiteren.

Entlastet Mail-Server/einfache Datensicherung

Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und
gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung histori scher E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht.

Die Features im Überblick:

■ EU DS-GVO ready: Garantiert ohne Backdoors
■ Entlastet Mail-Server und vereinfacht Datensicherung
■ Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
■ Starke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
■ Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
■ Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungs postfächern im laufenden Betrieb
■ Microsoft Outlook Integration per Plugin
■ Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP
■ Einfache E-Mail-Wiederherstellung durch Anwender

Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen

Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korres pondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebo ten, Rechnungen, medizinischen Unterlagen etc. Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungs zeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifzier ten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung

Microsoft Outlook-Plugin und Import-Tools

Das UMA Outlook-Plugin ermöglicht eine komfortable
Integration des UMA-DMS in die gewohnte Outlook Oberfäche. Mit der leicht erreichbaren Suche werden E-Mails, Dokumente und Bilder schnell gefunden. Durch einen Klick werden gelöschte E-Mails aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wiederhergestellt. Einfacher Import von E-Mail-Datenbeständen in das UMA: Mit den unterschiedlichen Import-Tools besteht die einfache Möglichkeit, E-Mails direkt aus Microsoft Exchange®, einer Outlook PST-Datei oder einem Outlook
Konto in das UMA-Archiv zu importieren.

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Rechtliches zum E-Mail-Archiv

  • Die Gesetze zur E-Mail-Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über unterschiedlichste Zeiträume. Die Bedeutung der E-Mail Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung eines Mail-Servers hinaus. Das Securepoint Unifed Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der gesamten E-Mail-Kommunikation in einem Unternehmen. Diese kann frei den geforderten Archivierungszeiträumen angepasst werden. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisions sicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.

Zeit Stempel

  • Das Securepoint UMA verwendet für die Langzeit Archivierung qualifizierte Zeit Stempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden.
  • Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungslösungen verwenden diese nicht.
  • Wenn in das UMA Archiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Dokumente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sicher gestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeit punkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind.
  • Mit diesen Zeitstempeln können alle E-Mails und Dokumente automatisch, nach gesetzlichen Anforderungen, versehen und archiviert werden.
  • Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert.
  • Die Implementation des Langzeit Archivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)

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